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事業單位辦公室檔案日常管理與應用

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事業單位辦公室檔案日常管理與應用

作者:穆欣

來源:《價值工程》2010年第07期

摘要:近年來,随着檔案宣傳工作的進展,人們對檔案工作重要性的認識普遍有一定的提高,但提高的幅度有限,這其中主要原因是宣傳力度還不夠。為了加強事業單位檔案的管理工作,促進檔案管理的規範化、标準化,更好地為社會發展和經濟建設服務我們應進一步加大檔案工作的

宣傳力度,廣泛開展檔案法律法規的宣傳教育活動。

Abstract: In recent years, with the progress of file publicity, people's awareness of the importance of file word generally has some increase, but the rate of increase is limited, mainly because the propaganda is not enough. In order to strengthen the management of files of institutions and promote the standardization of records management, standardization, and service social development and economic construction better,we should further increase propaganda of the archival work and carry out extensively publicity and education activities of laws and regulations.

關鍵詞:事業單位;檔案管理;應用

Key words: institutions;file management;application

中圖分類号:G271文獻标識碼:A文章編号:1006-4311(2010)07-0066-02

1事業單位檔案實體管理的内容

檔案系統工作的基礎工作是檔案實體管理,信息的開發和反饋是在檔案實體管理的提前下

進行的,檔案實體管理就使對檔案進行集中,安全,統一,高質量的管理,檔案實體管理分收集、整理、鑒定和保管四個環節:

1.1 檔案的收集工作檔案的收集是豐富館藏的重要工作環節,是實現檔案集中管理的前提。科學技術的發展,使檔案的載體記錄方式出現了多樣化趨勢,現在很多的社會活動的記錄都不在采用紙質的記錄方式,而是伴随着計算機網絡技術的産生,以聲像,圖片等多媒體方式進行保存記錄,這樣就一定程度上增加了檔案收集的難度。檔案通過各種方法存入計算機,作為機讀檔案數據庫,完成檔案收集工作,确保檔案收集的完整性。

1.2 檔案的整理工作檔案的整理是将各種各樣的零散文件根據一定的規律進行系統的整理的過程。将文件的零散狀态轉變為系統狀态。對檔案原件實行有序管理。計算機利用WPS、WORD等軟件參與整理編目工作。當分類、組卷時計算機随時可以迅速的對電子檔案中的單

份文件從任何角度進行分類組合,可以盡可能的表現文件之間的在來源、内容、時間、形式等

方面的曆史聯系。在檔案整理工作中,應根據計算機技術的特點,簡化檔案的整理工作。